Registar digitalmente a receção de mercadoria

Uma guia de remessa está pousada na mesa de embalagem, a palete já se encontra no corredor, e o motorista espera por uma assinatura. É exatamente neste momento que se decide se os níveis de stock estarão corretos mais tarde, ou se o próximo colega andará à procura de material que, segundo o sistema, deveria estar disponível. Quem quer registar digitalmente a receção de mercadoria precisa, por isso, de mais do que um simples ecrã de entrada. O processo tem de funcionar sob pressão de tempo, gerar dados inequívocos, e ajustar-se aos fluxos de trabalho reais do armazém.

As listas em papel e as folhas de cálculo muitas vezes parecem suficientes durante muito tempo. Tornam-se, contudo, frágeis assim que várias pessoas registam em simultâneo, os artigos têm designações semelhantes, os números de lote se tornam relevantes, ou a mercadoria vai diretamente para a montagem, picking, ou encomendas de clientes. Um bom sistema de registo digital não se limita a criar mais dados. Cria um estado de verdade fiável e partilhado.

O que deve realmente ser registado na receção digital de mercadoria

A receção de mercadoria é a transição entre a entrega e o inventário disponível. Para que esta transição permaneça verificável, cada registo deve, no mínimo, conseguir responder a: O que foi entregue, em que quantidade, quando, de que fornecedor, e onde a mercadoria foi armazenada? Dependendo do negócio, também se acrescentam números de encomenda de compra, números de guia de remessa, números de lote, números de série, datas de validade, ou estados de qualidade.

A distinção crucial está entre a mercadoria encomendada e a efetivamente aceite. Uma encomenda pode indicar 100 unidades, mas são entregues 96 unidades, duas caixas danificadas, e dois artigos de substituição. Se os funcionários se limitarem a confirmar a encomenda, um erro entra diretamente no inventário. O registo digital tem de tornar simples o tratamento de discrepâncias — não penalizá-las com processos alternativos.

Para um armazém de peças sobressalentes, artigo, quantidade, local de armazenamento, e referência do documento são muitas vezes suficientes. Na produção, aprovações de lote ou registos de inspeção podem ser indispensáveis. Mais campos não são automaticamente melhores. Cada campo obrigatório custa tempo e aumenta a probabilidade de alguém estimar valores ou adicioná-los mais tarde.

Registar digitalmente a receção de mercadoria: o fluxo de trabalho no chão de armazém

Um fluxo de trabalho prático não começa num computador de escritório, mas sim onde a mercadoria chega. Os funcionários abrem a receção de mercadoria esperada num dispositivo móvel ou registam primeiro a guia de remessa através de pesquisa, número de encomenda, ou código de barras. Depois, os artigos são digitalizados, contados, ou pesados e reconciliados com a entrega esperada.

Se a quantidade estiver correta, a mercadoria é atribuída a um local de armazenamento e registada. Em caso de discrepâncias, um comentário não é simplesmente escrito num campo de texto livre. O sistema regista se se trata de uma falta, um excesso, dano de transporte, artigo incorreto, ou uma posição não verificada. Uma fotografia pode ser útil para danos visíveis, mas não é necessária em todas as entregas.

Após o registo, o estado da mercadoria deve estar claro. Alguns artigos ficam imediatamente disponíveis. Outros permanecem bloqueados até que uma inspeção de qualidade seja concluída ou um gestor tenha resolvido a discrepância. Esta lógica de estados impede que as vendas prometam mercadoria que chegou fisicamente mas ainda não está utilizável.

O ponto certo de registo depende da operação. Num armazém pequeno, a receção de mercadoria pode ser completamente registada diretamente no portão. Para grandes entregas ou horários de cais apertados, um processo de registo em duas etapas é frequentemente melhor: primeiro, a entrega é registada como chegada, e posteriormente os artigos são inspecionados e arrumados. A vantagem é a velocidade no cais. A desvantagem: exige responsabilidades claras para que as inspeções pendentes não fiquem esquecidas.

Scanner, tablet, ou computador fixo?

O hardware deve acompanhar o movimento do fluxo de trabalho. Para artigos com códigos de barras bem impressos, um scanner portátil é geralmente a escolha mais rápida e menos propensa a erros. Scanners móveis ou smartphones com câmara são adequados quando os funcionários se movem entre a área de receção de mercadoria, prateleiras, e zonas de acesso restrito. Um tablet pode fazer sentido para registos mais complexos que envolvam fotografias, várias quantidades, ou notas de inspeção.

Um posto de trabalho de computador fixo, por outro lado, funciona bem quando uma pessoa verifica centralmente as guias de remessa e a receção de mercadoria está espacialmente concentrada. É menos adequado se a equipa tiver de correr para o escritório em cada transação. Os custos de licença poupados são então frequentemente pagos através de distâncias percorridas, interrupções, e registos atrasados. Nem todos os artigos precisam de um código de barras. Especialmente com componentes personalizados, matérias-primas, ou etiquetas de fornecedores, a rotulagem é inconsistente. Nestes casos, o sistema deve oferecer uma pesquisa rápida por número de artigo, número de artigo do fornecedor, ou posição da encomenda de compra. A leitura de código de barras é uma ótima ferramenta, mas não um fim em si mesma.

A qualidade dos dados vem de regras, não de apelos

A precisão do inventário não acontece simplesmente porque um software foi instalado. A precisão é alcançada quando o sistema impõe regras sensatas e torna as exceções visíveis. Uma quantidade negativa sem um processo justificado, um local de armazenamento desconhecido, ou um número de guia de remessa reutilizado não devem passar despercebidos.

Ao mesmo tempo, a inspeção não pode bloquear as operações. Se um fornecedor reutilizar números de guia de remessa ou as etiquetas forem ilegíveis, os funcionários precisam de um caminho alternativo rastreável. Por exemplo, um registo pode ser feito com uma nota que deve ser verificada mais tarde. O importante é que isto se transforme numa tarefa aberta, em vez de um compromisso invisível.

As verificações simples de plausibilidade são particularmente valiosas: O artigo corresponde à encomenda? A quantidade desvia-se além de uma tolerância definida? O número de lote está presente para artigos que requerem lote? Foi definido um estado de bloqueio quando foi registado um relatório de danos? Tais regras reduzem o retrabalho sem sobrecarregar a equipa com ecrãs de entrada complicados.

Construa interfaces apenas quando o processo central estiver estabelecido

Muitas empresas querem imediatamente uma ligação ao ERP, compras, expedição, e contabilidade. Isso pode estar certo, mas apenas se a soberania dos dados estiver claramente definida. Um sistema deve estabelecer inequivocamente onde se originam as encomendas, onde se localiza o inventário mestre, e que dados são transferidos em que direção.

Uma interface fraca multiplica erros mais rapidamente do que uma folha de cálculo. Por exemplo, se as encomendas vêm do ERP, mas a receção de mercadoria real é criada no sistema de gestão de armazém, tem de ficar claro quais estados são reportados de volta: totalmente entregue, parcialmente entregue, bloqueado, ou com desvios. Os registos de tempo e as referências de documentos únicas são aqui mais importantes do que uma integração visualmente impressionante.

Para operações mais pequenas, uma importação CSV controlada pode fazer mais sentido para começar do que uma ligação dispendiosa em tempo real. Isto não é uma solução temporária se a importação, inspeção, e registo de erros forem implementados de forma limpa. Assim que os volumes, a frequência, ou os processos a jusante crescerem, uma interface direta torna-se mais económica.

Um lançamento significativo começa com entregas reais

Antes de se escolher desenvolvimento ou software padrão, vale a pena fazer uma breve análise de processo com casos reais. Não só a entrega ideal deve estar em cima da mesa, mas também mercadoria danificada, quantidades parciais, artigos incorretos, encomendas em falta, e material urgente para a oficina. Isto revela que dados e decisões são realmente necessários.

Para começar, uma área claramente definida é frequentemente suficiente — como um fornecedor, um grupo de produtos, ou um local de armazenamento. A equipa trabalha com o novo fluxo de trabalho em paralelo com as verificações anteriores até que as transações estejam comprovadamente corretas. Só depois segue a expansão. Um "big bang" poupa tempo no plano do projeto, mas frequentemente cria caos no terreno.

Os critérios de aceitação importantes são concretos e mensuráveis:

• Uma entrega padrão pode ser registada em poucos minutos sem perguntas.
• As discrepâncias aparecem numa lista de esclarecimento aberta e atribuída.
• O inventário de um artigo pode ser explicado com um documento e local de armazenamento.
• Os funcionários autorizados podem realizar correções de forma rastreável.
• A mercadoria em aberto ou bloqueada não é alocada por engano.

Um sistema adaptado à operação pode conseguir mais aqui do que um pacote sobrecarregado, se respeitar os métodos de trabalho existentes.
A softify.pro desenvolve estes processos logísticos não por causa da digitalização em si, mas sim em torno de registos, responsabilidades, e dados que têm de ser robustos na operação diária.

Indicadores-chave que tornam os benefícios visíveis

Após o lançamento, o indicador a acompanhar não deve ser simplesmente quantas receções de mercadoria foram registadas digitalmente. Mais significativos são o tempo entre a entrega e a mercadoria disponível, o número de discrepâncias não resolvidas, as variações de inventário durante a contagem física, e o esforço gasto em consultas nas compras ou nas vendas.

Se o tempo de processamento diminui mas o número de correções subsequentes aumenta, o processo é provavelmente demasiado rápido e insuficientemente verificável. Se cada transação demora muito tempo apesar de quase não ocorrerem discrepâncias, pode haver demasiados passos obrigatórios incorporados. Os bons processos de armazém não procuram o controlo máximo, mas sim o controlo apropriado.

O melhor passo seguinte é frequentemente um percurso pela área de receção de mercadoria com três guias de remessa reais. Observe que informação está a ser procurada, onde os funcionários improvisam decisões, e que dados são introduzidos novamente mais tarde. É precisamente aí que começa uma receção digital de mercadoria que não só parece mais moderna, mas que realmente torna o inventário credível.