Tavaran vastaanoton automatisointi
Rekka seisoo portilla, kaksi työntekijää tarkistaa rahtikirjoja, ja varastolista on yhä toimiston tietokoneella. Juuri tässä kohdassa kysymys how to automate goods receiving alkaa muuttua käytännölliseksi. Ei siksi, että jokainen varasto tarvitsisi suuren ERP-käyttöönoton. Vaan siksi, että puuttuva, myöhästynyt tai väärin kirjattu tavaran vastaanotto aiheuttaa seurauksia: saldot eivät täsmää, tilaukset odottavat, reklamaatioita on vaikea jäljittää, ja vuoro alkaa selvitettävillä kysymyksillä.
Tavaran vastaanoton automatisointi ei tarkoita ihmisten korvaamista skannereilla. Se tarkoittaa toistuvien tarkastusten, kirjausten ja asiakirjojen hoitamista niin, että porttitiimi voi päättää nopeasti ja saldo on sen jälkeen luotettava. Pienille ja keskisuurille yrityksille kevyt, sopiva työnkulku on yleensä arvokkaampi kuin konsernijärjestelmä täynnä toimintoja, joita kukaan ei käytä.
Mitä manuaalisessa tavaran vastaanotossa oikeasti menetetään
Paperiset rahtikirjat ja Excel-taulukot toimivat usein tarpeeksi kauan investoinnin lykkäämiseksi. Ongelma ei synny yksittäisestä laatikosta. Se syntyy, kun poikkeamia kertyy: osatoimitus kirjataan vasta myöhemmin, erää ei voida kohdistaa, lava päätyy väärään alueeseen, tai tavaran vastaanotto kirjataan vasta päivän lopussa.
Silloin on olemassa useita totuuksia samaan aikaan. Toimittaja ilmoittaa toimittaneensa. Varastossa tavara on fyysisesti. Suunnittelu ei vielä näe saatavilla olevaa saldoa. Kirjanpidolla on tosite, mutta ei vahvistusta määrästä tai vauriosta. Työntekijät täsmäyttävät näitä tietoja puhelimitse, sähköpostitse ja kokemuksen perusteella. Se vie aikaa ja tekee prosessista riippuvaisen yksittäisistä henkilöistä.
Automaatio luo yhden yhteisen, ajantasaisen lähteen tapahtumalle. Se kirjaa paitsi tavoitesaldon, myös sen, mitä portilla todella tapahtui: kuka vastaanotti, milloin, missä määrässä, millä poikkeamalla ja minne tavara sen jälkeen menee.
How to automate goods receiving selkeällä työnkululla
Oikea lähtökohta ei ole skannerin tai varastosovelluksen valinta. Ensin todellisen prosessin on tultava näkyväksi. Käy läpi tyypillinen tavaran vastaanotto ilmoitetusta toimituspäivästä hyllytykseen asti. Havainnoi samalla myös erikoistapaukset, sillä ne ratkaisevat, kestääkö ratkaisu arjessa.
Digitaalinen työnkulku koostuu yleensä viidestä peräkkäisestä päätöksestä. Toimitus tunnistetaan, tarkistetaan tilausta tai odotettua saapumista vasten, todellinen määrä kirjataan, poikkeamat dokumentoidaan ja tavara osoitetaan varastopaikkaan tai lisätarkastusvaiheeseen. Jokaisen vaiheen tulisi kysyä vain sillä hetkellä tarvittavat tiedot.
1. Aseta odotetut toimitukset saataville etukäteen
Jos ostotilauksia, tuotantotilauksia tai toimitusilmoituksia on olemassa, varaston tulisi nähdä ne ennen saapumista. Saapuessa vastuuhenkilö valitsee toimittajan, skannaa tilausnumeron tai etsii avoimen toimituksen. Järjestelmä näyttää odotetut tuotteet, määrät ja tarvittaessa erä- tai sarjanumerot.
Tämä lyhentää vastaanottoa huomattavasti. Vielä tärkeämpää on kuitenkin tarkastuslogiikka: tiimin ei tarvitse päättää muistinvaraisesti, onko 18 laatikkoa 20:n sijaan hyväksyttävä. Poikkeama tulee näkyväksi ja sille voidaan antaa syy. Ilmoittamattomille toimituksille työnkulku tarvitsee hallitun reitin, esimerkiksi väliaikaisena tavaran vastaanottona, jonka hankinta tai suunnittelu vapauttaa.
2. Käytä viivakoodeja siellä, missä ne todella säästävät aikaa
Viivakoodinlukija tai kestävän mobiililaitteen kamera on monelle varastolle järkevin aloituskohta. Skannaus vähentää näppäilyvirheitä ja nopeuttaa toistuvia liikkeitä. Edellytyksenä on kuitenkin, että tuotenumeroita, pakkausyksiköitä ja etikettejä ylläpidetään johdonmukaisesti. Skanneri ei korjaa epäselviä perustietoja.
Kaikki tavarat eivät tarvitse sarjanumeroseurantaa. Ruuveille tai vakiokulutustarvikkeille riittää usein tuote, määrä ja varastopaikka. Takuunalaisille varaosille, säännellyille tuotteille tai tuotannon komponenteille erä, sarjanumero, viimeinen käyttöpäivä ja tarkastustila voivat olla pakollisia. Kirjaamisen syvyyden tulisi vastata riskiä, ei yleistä ohjelmistomallia.
3. Kohtele poikkeamia normaalina prosessina
Hyvä digitaalinen tavaran vastaanotto ei yritä estää jokaista poikkeamaa. Se tekee niistä yksinkertaisia ja todistettavasti käsiteltäviä. Vajaat määrät, ylitoimitukset, kuljetusvauriot, väärät tuotteet ja jäädytetyt erät tarvitsevat selkeät tilat käsinkirjoitettujen rahtikirjamerkintöjen sijaan.
Vaurioituneen toimituksen kohdalla voidaan esimerkiksi ottaa valokuva suoraan vastaanottopisteessä, kirjata määrä jäädytetyksi ja ilmoittaa hankinnalle automaattisesti. Saatavilla oleva saldo pysyy oikeana, kun tavara siirtyy fyysisesti karanteenivyöhykkeelle. Tämä estää vaurioituneiden osien vahingossa tapahtuvan keräilyn tai käytön tuotannossa.
Säännön ei aina tarvitse olla täysin automaattinen. Pienissä määrissä ylitoimitus voidaan hyväksyä suoraan. Kalliissa tai turvallisuuden kannalta merkittävissä tuotteissa vapautusta tulisi vaatia. Nämä kynnysarvot kuuluvat prosessiin ja niiden on pysyttävä myöhemmin muokattavina.
4. Käynnistä hyllytys välittömästi
Vastaanotto on toiminnallisesti valmis vasta, kun on selvää, missä tavara on tai miksi sitä ei vielä voida hyllyttää. Järjestelmä voi ehdottaa kiinteää varastopaikkaa, suosia täydennysvyöhykettä tai määrittää kohdealueen tuoteryhmän, lämpötila-alueen ja käytettävissä olevan kapasiteetin perusteella.
Hallittaville varastoille riittää usein selkeä paikkalogiikka muutamalla vyöhykkeellä. Monimutkainen reittioptimointi kannattaa vain, jos volyymi, kulkureitit ja henkilöstörakenne sitä perustelevat. Kymmenen lavaa päivässä vastaanottava ei tarvitse optimointiprojektia, joka vie enemmän aikaa kuin se säästää. Luotettava varastopaikan skannaus on usein suurempi edistysaskel.
Hyllytyksen jälkeen järjestelmä päivittää saldon ja liikelokin. Myynti, suunnittelu tai tuotanto näkevät näin tilan ilman kysymistä varastolta. Jos tuote saa olla saatavilla vasta laatutarkastuksen jälkeen, järjestelmä erottaa fyysisen saldon saatavilla olevasta saldosta.
Mitä tietoja tavaran vastaanotto oikeasti tarvitsee
Digitaalinen prosessi menettää suosiotaan nopeasti, jos se kysyy portilla liikaa kenttiä. Samalla ilman vähimmäistietoja puuttuvat todisteet myöhempiä selvityksiä varten. Useimmissa keskisuurissa yrityksissä nämä tiedot ovat järkeviä:
- Toimittaja ja viittaus tilaukseen tai rahtikirjaan
- Tuote, hyväksytty määrä ja pakkausyksikkö
- Ajankohta sekä vastuuhenkilö
- Varastopaikka tai tila, kuten tarkastus, jäädytysvarasto tai karanteeni
- Poikkeaman syy, valokuvat ja tarvittaessa vapautus
Lisäkenttien tulisi olla pakollisia vain, jos ne mahdollistavat konkreettisen päätöksen. Kun eräseuranta on pakollista, eränumero ei ole lisä vaan ydintieto. Vapaa kommenttikenttä jokaisessa toimituksessa sen sijaan täytetään usein vain, jotta lomake näyttäisi täydeltä.
Integraatio ratkaisee hyödyn ja vaivan suhteen
Tavaran vastaanotto ei saa syntyä uutena erillisratkaisuna hankinnan, tuotannon ja kirjanpidon rinnalle. Vähintään tuotteiden perustiedot, avoimet tilaukset ja saldomuutokset on vaihdettava luotettavasti. Tapahtuuko tämä olemassa olevan ERP-rajapinnan, tietotuontien vai erikseen kehitetyn väliprosessin kautta, riippuu käytössä olevasta järjestelmäympäristöstä.
Vanhemmissa ERP-järjestelmissä täysi reaaliaikainen integraatio ei aina ole kannattavaa. Tarkastettu tuonti kiinteillä väleillä voi olla täysin riittävä, jos määrät ja aikataulut sen sallivat. Varaosille, jotka kohdennetaan heti kiireellisiin tilauksiin, sen sijaan lähes reaaliaikainen kirjaus painaa enemmän. Tekniikka noudattaa tässä liiketoiminnan tahtia.
Myös toimintavalmius kuuluu suunnitteluun. Laitteet tarvitsevat käyttäjätilit, selkeät roolit ja määritellyn toimintatavan verkkokatkoksissa. Mobiilin tavaran vastaanoton ei välttämättä tarvitse toimia offline-tilassa. Mutta jos wifi-katkoksia esiintyy säännöllisesti, paikallinen puskuri jäljitettävällä synkronoinnilla ei ole ylellisyyttä vaan osa prosessin luotettavuutta.
Käyttöönotto pienin askelin suuren mullistuksen sijaan
Aloita yhdestä toimittajasta, yhdestä tuoteryhmästä tai selkeästi rajatusta varastoalueesta. Mittaa paitsi kirjauksen kestoa myös uudelleentyötä, selvittämättömiä eroja ja varaston ja toimiston välisiä kyselyitä. Siitä näkee, kevennetäänkö automaatiolla todella työtä.
Kouluta oikeilla, arkisilla rahtikirjoilla, myös vaurioituneilla tai vajailla toimituksilla. Prosessi, joka toimii vain täydellisesti täsmäävällä toimituksella, ei ole automaatiota vaan esittely. Tavaran vastaanoton työntekijöiden tulisi voida olla mukana muotoilemassa sääntöjä, koska he tuntevat poikkeustapaukset.
softify.pro kehittää tällaisia työnkulkuja tarkoituksella työnkulkukohtaisesti: mobiiliskannauksesta dokumentoituun varastoliikkeeseen ja vakaaseen yhteyteen olemassa oleviin järjestelmiin. Ratkaisevaa ei ole pisin ominaisuuslista, vaan järjestelmä, joka pysyy jäljitettävänä aikapaineessa ja jota voidaan käyttää ja ylläpitää teknisesti.
Paras seuraava askel ei siis ole ohjelmistovertailu, vaan tunnin mittainen katsaus kymmeneen viimeiseen ongelmalliseen toimitukseen. Jos osaat kertoa jokaisesta niistä, missä aikaa hukattiin ja mikä tieto puuttui, parempi tavaran vastaanotto on jo ensimmäisenä luonnoksena olemassa.